Wedding planner...questa sconosciuta

Siamo in un periodo dell’anno in cui chi ha deciso di sposarsi nel 2016 inizia a rendersi conto che poi alla fine non manca molto al fatidico “Sì”… allora ci si guarda intorno, si chiedono consigli alle amiche, e magari si fanno anche domande nel tanto amato gruppo di discussione su Facebook “Genitori Trento e dintorni”.

Qui arriva il bello: negli ultimi mesi ne ho sentite di tutti i colori.
Ho sentito frasi del tipo:
” io sono bravissima nei lavori manuali, potrei fare la wedding planner”
” io non capisco a cosa serva la wedding planner, cosa vuoi che ci vuole per organizzare un matrimonio”
” mi sono organizzata il matrimonio tutto da sola, mi è piaciuto talmente tanto che ho deciso di fare la wedding planner”
” il lavoro della wedding planner è inutile, cosa sapete fare voi che una futura sposa non sa fare?”
” non mi serve la wedding planner perché fanno tutto i miei fioristi”
” io lavoro nei catering da sempre e da sempre faccio la wedding planner gratis”
“Lei fa la wedding planner?” “Faranno tutto mia mamma, mia nonna e mia zia!”

Bene… Penso sia ora di fare chiarezza… Cosa fa in realtà una organizzatrice di matrimoni? O meglio… Cosa faccio io, in qualità di organizzatrice di matrimoni?

ASCOLTO
Con i miei appunti davanti, la penna in mano e le orecchie bene aperte ascolto cosa vogliono i miei clienti, quali sono le loro necessità, i loro sogni, le loro richieste e le loro esigenze.

CONSIGLIO
Organizzo matrimoni da qualche anno, la gavetta negli eventi a Milano e la mia formazione universitaria sono un bagaglio fondamentale, cerco una soluzione e soprattutto consiglio e indirizzo i clienti verso la scelta migliore. Scelta migliore per ragioni di: logistica, tempistica, budget, estetica, utilità, sentimento…

RICERCO
Ogni singolo giorno passo del tempo davanti al computer per cercare soluzioni sempre nuove (fornitori, location, servizi) ogni volta che esco parlo con persone che mi danno spunti, suggerimenti, idee che poi elaboro… Non smetto mai di studiare, di aggiornarmi attraverso incontri, riviste, libri, articoli e corsi di aggiornamento.
Tolgo ai clienti il noioso e spesso inutile peregrinare tra molteplici fornitori per cercare quello perfetto…
Ci penso io, contatto io i fornitori più adatti ad ogni coppia, li seleziono e li propongo evitando così una inutile perdita di tempo.

CONTO
Perché?
Perché fare la organizzatrice di matrimoni significa anche questo, significa avere in mano i soldi dei miei clienti, significa saperli gestire con oculatezza, significa destinare budget diversi per ogni singola voce, significa fare calcoli per far quadrare i conti e cercare di realizzare i sogni risparmiando anche un po’, significa dire a una coppia che con il budget a disposizione non riusciranno di certo ad avere Vasco Rossi che canta al loro matrimonio ma magari troviamo un gruppo che li divertirà ugualmente, significa organizzare un matrimonio con 50 invitati usando i 10.000,00 euro a disposizione.

PIANIFICO
Gestisco una grande agenda, metaforicamente parlando, che contiene gli impegni dei clienti, quelli dei fornitori e i miei (si perché oltre tutto una w.p. ha anche una vita e una famiglia). Sulla base di questa agenda organizzo appuntamenti con i clienti e i fornitori, i sopralluoghi, gli incontri, le prove… Il 99% delle volte faccio tutto questo il fine settimana, rinuncio alle gite domenicali, ai sabato pomeriggio sul divano, ai weekend fuori porta. Mi pesa? No, assolutamente no, perché fare la wedding planner è anche questo… E io amo il mio lavoro!

CONTRATTO
Io con i miei fornitori parlo, contratto, strappo sconti… E lo faccio per me? No… Io non rivendo il servizio dei miei fornitori, io mi aggiudico degli sconti per i miei clienti… Come faccio??? Si chiamano trucchi del mestiere… O fidelizzazione…

PROGETTO
Preparo e propongo ai miei clienti, assieme ai miei partner (fioristi, tecnici della illuminazione, tecnici delle coperture/tensostrutture, chef, pasticceri, etc) le soluzioni più adatte per il loro grande giorno… Questo non significa solo scegliere il colore del nastro più giusto, ma anche capire se una tensostruttura può essere montata, quando e come, capire come illuminare parco o un giardino, calcolare quanti kwatt servono tra catering, musica e illuminazione. Sono anche un po’ burocrate, devo sapere quali carte servono per sposarsi, per richiedere un aumento di potenza o molto più semplicemente per chiedere un permesso auto per il centro storico.

SUPPORTO
È qui che deve uscire l’animo un po’ psicologico, quel sesto senso femminile… La coppia si trova ad affrontare uno dei passi più belli della vita ma soprattutto più carichi di emozioni spesso contrastanti (felicità e paura, agitazione e ansia). Una brava w.p. diventa l’angelo custode degli sposi, è a disposizione giorno e notte non solo per scegliere il catering o i fiori, ma anche per rincuorare una sposa ansiosa o uno sposo emozionato. Una brava w.p. è quella che fuori dalla chiesa prima di far entrare gli sposi si sente dire “senza di te non so come avremmo fatto”

SEGUO
Non sono un super eroe ma quasi, il giorno del matrimonio (senza contare i giorni subito prima) lavoro dalle 12 alle 15 ore minimo. Perché?
Perché seguo TUTTO, dall’arrivo del primo fornitore alla preparazione del catering, dagli allestimenti floreali della chiesa alla prova audio del gruppo che suonerà all'aperitivo. Seguo la sposa mentre si prepara, corro in chiesa o in comune a gestire gli invitati, seguo scrupolosamente tutti i fornitori del ricevimento e scandisco i tempi. Ascolto le necessità degli invitati, comunico ai fornitori tutte le richieste degli sposi, do i tempi alla cucina.
Ovvio non faccio tutto da sola… Anch’io ho i miei angeli custodi.
Come riesco a fare tutto questo? Non è magia ma esperienza… so come si fa, so cosa serve, so chi chiamare…

Un architetto progetta una casa perché ha studiato e ha progettato tante altre case prima, sa come si fa, conosce i “trucchi del mestiere”, uno stilista disegna e crea un abito perché ha studiato, ha progettato e creato diversi abiti prima, sa come si fa, conosce i “trucchi del mestiere”, un falegname costruisce un mobile perché ha studiato e ha costruito altri mobili prima, sa come si fa, conosce i “trucchi del mestiere”… Devo andare avanti con gli esempi?

Non ci si improvvisa architetti o stilisti o falegnami… Non ci si improvvisa wedding planner.

E per quelle coppie che ancora si chiedono che senso abbia il mio lavoro, beh basta una semplice riflessione… Avere una persona esperta affianco che possa consigliare , suggerire, organizzare per vostro conto, una sorta di vostro alter-ego che si occupa al vostro posto della parte più noiosa… Non è bellissimo?

Mi rendo conto che questo post è molto lungo, ma volevo dire la mia… Sperando di essere stata chiara

Odilla